Jawaban singkatnya: jika akun email atau Microsoft 365 Anda diretas, segera ganti kata sandi dari perangkat yang bersih, keluarkan akun dari semua perangkat, periksa aturan (rules) dan penerusan (forwarding) email, lalu aktifkan verifikasi dua langkah (MFA). Setelah itu, beri tahu admin IT dan kontak yang mungkin menerima email palsu atas nama Anda.
Akun email kantor adalah kunci banyak hal: dokumen, percakapan dengan klien, hingga reset kata sandi aplikasi lain. Artikel ini membahas tanda-tanda akun diretas, langkah darurat yang bisa Anda lakukan sendiri, apa yang perlu dilakukan admin, dan cara mencegahnya. Langkahnya ditulis untuk pengguna Microsoft 365 (Outlook), tetapi prinsipnya sama untuk pengguna Gmail.
Tanda-tanda akun email diretas
- Ada email di folder Terkirim (Sent Items) yang tidak pernah Anda kirim, misalnya permintaan transfer dana atau tautan untuk "melihat dokumen".
- Kontak mengeluh menerima email aneh dari alamat Anda.
- Muncul aturan (rules) baru yang meneruskan email ke alamat asing, atau memindahkan email ke folder yang jarang dibuka seperti Junk atau RSS.
- Email penting hilang atau terhapus tanpa Anda sadari.
- Muncul peringatan login dari lokasi atau perangkat yang tidak Anda kenal.
- Kata sandi tiba-tiba tidak bisa dipakai, atau akun terkunci berulang kali.
- Akun diblokir dari mengirim email karena terdeteksi mengirim spam.
Tanda-tanda ini juga tercantum dalam panduan Microsoft untuk menangani akun email yang disusupi. Pelaku biasanya tidak langsung merusak akun. Mereka diam-diam membaca email, lalu memakai akun Anda untuk menipu klien atau rekan kerja, misalnya dengan mengirim tagihan berisi nomor rekening palsu.
Langkah darurat yang bisa Anda lakukan sendiri
- Ganti kata sandi dari perangkat yang bersih. Pakai komputer atau ponsel lain yang Anda yakin aman, karena perangkat Anda sendiri mungkin terpasang program pencuri kata sandi. Buat kata sandi baru yang panjang dan belum pernah dipakai di tempat lain.
- Keluarkan akun dari semua perangkat. Untuk akun Microsoft 365 kantor, minta admin memakai opsi "Sign out of all sessions". Untuk Gmail, buka Akun Google, pilih menu keamanan (Security & sign-in), lalu di bagian perangkat Anda (Your devices) keluarkan perangkat yang tidak dikenal.
- Periksa aturan email. Di Outlook versi baru atau Outlook di web, buka Settings > Mail > Rules. Hapus aturan yang tidak Anda buat, terutama yang meneruskan email ke luar.
- Periksa penerusan otomatis. Di Outlook versi baru atau Outlook di web, buka Settings > Mail > Forwarding dan pastikan tidak ada alamat asing. Pengguna Gmail sebaiknya memeriksa pengaturan filter dan penerusan di setelan Gmail.
- Aktifkan MFA. MFA (multi-factor authentication) berarti login membutuhkan kata sandi plus satu bukti lain, misalnya persetujuan di aplikasi Microsoft Authenticator atau kode di ponsel. Pelaku yang hanya tahu kata sandi tidak bisa masuk.
- Beri tahu kontak. Kirim pemberitahuan singkat bahwa akun Anda sempat diretas dan minta mereka mengabaikan email mencurigakan, terutama yang berisi permintaan pembayaran.
- Lapor ke admin IT. Jangan menunggu. Admin bisa melihat jejak login dan memastikan pelaku benar-benar sudah keluar.
- Pindai perangkat Anda. Jalankan pemindaian penuh dengan antivirus untuk memastikan tidak ada program jahat yang mencuri kata sandi.
Yang perlu dilakukan admin IT
Bagian ini untuk admin Microsoft 365, tetapi penting juga diketahui manajer agar tahu apa yang harus diminta. Panduan Microsoft menyarankan langkah berikut:
- Menonaktifkan akun sementara selama penyelidikan, atau minimal mereset kata sandinya. Kata sandi baru jangan dikirim lewat email, karena pelaku mungkin masih bisa membaca kotak masuk.
- Mengeluarkan semua sesi login pengguna. Di Microsoft 365 admin center, caranya lewat Users > Active users, pilih pengguna, lalu "Sign out of all sessions" di tab Account.
- Memeriksa metode MFA yang terdaftar dan menghapus perangkat yang ditambahkan pelaku.
- Memeriksa aplikasi yang diberi izin oleh pengguna, peran admin, serta penerusan email dan aturan inbox, termasuk yang tersembunyi.
- Mengganti app password, karena menurut Microsoft app password tidak otomatis dicabut saat kata sandi direset.
- Meninjau log login untuk melihat dari mana dan kapan pelaku masuk.
Cara mencegah akun diretas
| Langkah | Kenapa penting |
|---|---|
| Aktifkan MFA untuk semua akun | Kata sandi yang bocor tidak cukup untuk masuk. |
| Satu kata sandi untuk satu akun | Jika satu situs bocor, akun lain tetap aman. |
| Pakai password manager | Aplikasi yang menyimpan dan membuat kata sandi kuat, jadi karyawan tidak perlu menghafal atau menulisnya di kertas. |
| Kenali phishing | Waspadai email yang meminta login lewat tautan, apalagi dengan nada mendesak. |
| Cek kebocoran data | Situs Have I Been Pwned (haveibeenpwned.com) menunjukkan apakah alamat email Anda pernah muncul dalam kebocoran data. |
| Lindungi domain email | SPF, DKIM, dan DMARC membuat pelaku lebih sulit memalsukan alamat email kantor Anda. |
Phishing adalah email tipuan yang meniru pihak tepercaya, misalnya Microsoft, bank, atau rekan kerja, agar Anda memasukkan kata sandi di halaman palsu. Biasakan memeriksa alamat pengirim dan alamat situs sebelum login. Penjelasan tentang SPF, DKIM, dan DMARC bisa dibaca di artikel kenapa email kantor masuk spam atau ditolak.
Untuk kata sandi, password manager bisnis seperti Keeper membantu tim menyimpan dan berbagi kata sandi dengan aman, sekaligus memastikan setiap akun memakai kata sandi yang berbeda.
FAQ
Apakah cukup hanya mengganti kata sandi?
Tidak. Pelaku bisa tetap masuk lewat sesi yang masih aktif, aturan penerusan yang sudah dibuat, atau app password. Keluarkan semua sesi, periksa rules dan forwarding, lalu aktifkan MFA.
Bagaimana cara tahu email saya diteruskan ke orang lain?
Di Outlook versi baru atau Outlook di web, periksa Settings > Mail > Rules dan Settings > Mail > Forwarding. Di Gmail, periksa pengaturan filter dan penerusan.
Apa itu MFA dan apakah merepotkan?
MFA adalah login dengan dua bukti, misalnya kata sandi dan persetujuan di aplikasi ponsel. Setelah terbiasa, prosesnya hanya butuh beberapa detik, sementara perlindungannya jauh lebih kuat daripada kata sandi saja.
Apakah langkah ini juga berlaku untuk Gmail?
Ya. Prinsipnya sama: ganti kata sandi dari perangkat bersih, keluarkan perangkat yang tidak dikenal, periksa filter dan penerusan, lalu aktifkan verifikasi dua langkah.
Perlukah melapor ke klien yang menerima email palsu?
Sebaiknya ya, terutama jika email palsu berisi permintaan pembayaran. Pemberitahuan cepat mencegah klien mentransfer dana ke rekening pelaku.
Ingin memastikan akun Microsoft 365 kantor Anda aman, mulai dari MFA hingga pengaturan keamanan email? Tim PT Kreasi Utama Mandiri siap membantu pemeriksaan dan pengaturannya. Lihat informasi lisensi di halaman Microsoft atau hubungi tim KUM untuk konsultasi.
